Denne arkivplan danner grunnlaget for det overordnede arbeidet med dokumentasjonsforvaltning og arkiv i Sandfjord kommune. Planen skal gi en samlet oversikt over kommunens arkiv og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Planen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet.

Kommunesammenslåing

01.01.2017 ble Andebu, Stokke og Sandefjord slått sammen til Sandefjord kommune. Kommunesammenslåingen medførte at Sandefjord kommune overtok ansvaret for arkivene til de tre tidligere kommunene. Arkivplanen inneholder arkivoversikter fra disse historiske kommunene. Oversiktene er under utarbeidelse. 

Ansvar

Rådmannen har det overordnede ansvaret for kommunens arkiver. Det faglige ansvaret er delegert til Dokumentsenteret som ledes av seksjonsleder. Det er Dokumentsenteret som er ansvarlig for det faglige innholdet i arkivplanen, og for at den er innheholder oppdatert informasjon og er gjort kjent for kommunen som organisasjon.

Sandefjord kommune er en av eierkommunene til IKA Kongsberg. IKA Kongsberg ivaretar arkivdepotfunksjonen for kommunen.

Formål

Arkivplanen skal dekke flere formål. For det første skal den gi arkivleder ved Dokumentsenteret en helhetlig oversikt over dokumentasjons- og arkivforvaltningen i kommunen. Dette begrenser seg ikke til kommunens sak- og arkivsystem, prosedyrer og oppgaver knyttet til driften ved Dokumentsenteret. Arkivplanen skal være dekkende for hele kommunens arbeid med dokumentasjonsforvaltning og arkiv. 

For det andre skal arkivplanen innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. Det vil si at prosedyrer, instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet skal være gjenstand for kontinuerlig kvalitetsforbedring og oppfølging.

For det tredje skal arkivplanen være et styringsverktøy med planer og strategier som skal forbedre prosessene i kommunens dokumentasjonsforvaltning.

Revisjon og arkivering

Arkivplanen skal til enhver tid være ajourholdt, og oppdateres derfor jevnlig og fortløpende. Arkivplanen arkiveres i sin helhet en gang i året.

Planens oppbygging

Arkivplanen er delt inn i ulike deler.

• Organisering/ansvar
o Denne delen dekker den politiske og administrative organiseringen i kommunen, samt hvordan arkivfunksjonen er organisert. Den inneholder også ansvars- og fullmaktsbeskrivelser.

• Reglement
o Denne delen dekker de sentrale lovene og forskriftene som styrer arkivarbeidet i kommunen. Denne dekker også lokalt regelverk for kommunen, samt instrukser som gjelder for arkivarbeidet i kommunen, herunder: Klassifikasjonssystem, Bevarings- og kassasjonsplan og arkivplikt.

• Rutiner
o Denne delen inneholder rutiner og prosedyrer som gjelder for arkivarbeidet. Både daglige rutiner og mer periodiske rutiner dekkes i denne delen. Instrukser som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem for system som arkiverer elektronisk, samt rutiner for oppbevaring og sikring av disse beskrives også i denne delen.

• Oversikt
o Denne delen gir oversikt over arkivserier i Sandefjord kommune. Systemoversikten for dagens fagsystemer ligger i Iconfirm. Dette er gjort for å sikre at kommunens systemportefølje vedlikeholdes et sted. Dette skal bidra til økt digital samhandling mellom personvernombud, sikkerhetsansvarlig, IT-ansvarlig og arkivansvarlig, samt gjenbruk av opplysninger og sikre konsistent informasjon på tvers. Denne vedlikeholdes derfor ikke lenger på arkivplan.no

• Arkivdepot
o Beskriver depotordningen med IKA Kongsberg

• De siste 5 seksjonene gir arkivoversikter hos de historiske kommunene.